Tugas Azas-azas Manajement 14 Desember 2012

1.Cari Struktur Organisasi Lini dan Staf yang memuat kordinasi antar bagian (minimal 3 struktur) ?

Jawab :

ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)

·                 Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:

 Memiliki ciri-ciri:

·                 Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

·                 Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

·                 Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

·                 Jumlah karyawan banyak

·                 Organisasi besar, bersifat komplek

·                 Adanya spesialisasi

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

1.      Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

2.     Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

3.     Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

4.     Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

5.     Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

6.     Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya

7.     Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

8.     Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:

1.      Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

2.     Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

3.     Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

4.     Pimpinan lini mengabaikan advis staf

5.     Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang

6.     Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

7.     Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

8.     Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

Contoh bagan organisasi garis dan staf :

Organisasi Garis dan Staff

2.Uraian Tentang Manajemen Menurut William Edward Deming dan Fungsi-Fungsi Manajemennya ?

Jawab :

  Masalah mutu terletak pada masalah manajemen. Pendekatan mencegah lebih baik daripada mengobati, merupakan kontribusi unik dalam memahami bagaimana cara menjamin pengembangan mutu.

            Ada lima penyakit yang signifikan  dan  yang akan muncul dalam konteks pendidikan. Kelima faktor tersebut nanti akan dapat digunakan untuk mencegah munculnya pemikiran baru. Penyakit pertama adalah kurang konstannya tujuan. penyakit kedua adalah pola pikir jangka pendek, penyakit ketiga berkaitan dengan evaluasi prestasi individu, penyakit keempat adalah rotasi kerja yang terlalu tinggi, dan penyakit kelima adalah manajemen yang menggunakan prinsif angka yang tampak. Menurut W. Edwards Deming organisasi yang mengukur kesuksesan melalui indikator prestasi itu kurang baik tetapi untuk mengukur kesuksesan adalah kepuasan pelanggan.

            Ada 14 point W. Edwards Deming yang termashur yang merupakan filsafat baru tentang mutu dan seruan terhadap manajemen untuk merubah pendekatannya yaitu  :

1.      Ciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa dengan tujuan agar bisa kompetitif dan tetap berjalan serta menyediakan lowongan pekerjaan. Kita harus memiliki rencana jangka panjang yang didasarkan pada visi masa depan dan ivovasi baru. Kita harus terus menerus berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan.

2.      Adopsi filsafat baru. Sebuah organisasi tidak akan mampu bersaing jika mereka terus menerus mempertahankan penundaan waktu, kesalahan, bahan-bahan cacat dan produk yang jelek. Kita harus mengadopsi metoda kerja yang baru.

3.      Hindari ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu. Inspeksi tidak akan meningkatkan atau menjamin mutu. Tidak akan menginspeksi mutu ke dalam produk. W. Edwards Deming berpendapat bahwa manajemen harus melengkapi staf-staf mereka dengan pelatihan alat-alat statistik dan teknik-teknik yang dibutuhkan mereka untuk mengawasi dan mengembangkan mutu.

4.      Akhiri praktek menghargai bisnis dengan harga. Harga tidak memiliki arti apa-apa tanpa ukuran mutu yang dijual. Praktek kontrak yang hanya cendrung pada harga yang murah dapat menggiring pada kesalahan yang mahal. Metode yang ditawarkan mutu terpadu adalah mengembangkan hubungan dekat dan berjangka panjang dengan mensuplai, dan sebaiknya pensuplai tunggal dan bekerja sama dengan mereka dalam mutu komponen.

2

5.      Tingkatkan secara konsisten produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu dan produktivitas, dan selanjutnya turunkan biaya secara konstan. Ini merupakan tugas manajemen untuk mengarahkan proses peningkatan dan menjamin bahwa ada proses perbaikan yang berkelanjutan.

6.      Lembagakan pelatihan kerja. Pemborosan terbesar dalam sebuah organisasi adalah kekeliruan menggunakan keahliannya orang-orang secara tepat. Mempergunakan uang untuk pelatihan tenaga kerja adalah penting, namun yang lebih penting lagi adalah melatih dengan standar terbaik dalam kerja. Pelatihan adalah alat kuat dan tepat untuk perbaikan mutu.

7.      Lembagakan kepemimpinan. Kerja manajemen bukanlah mengawasi melainkan memimpin. Makna dari hal tersebut adalah berubah dari manajemen tradisional yang selalu memperhatikan hasil – indikator – indikator prestasi – spesifikasi dan penilaian – menuju peranan kepemimpinan yang mendorong peningkatan proses produksi barang dan jasa lebih baik.

8.      Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara efektif. Keamanan adalah basis motivasi yang dibutuhkan para pegawai. Pada hakekatnya semua orang ingin melakukan kerja dengan baik asalkan mereka bekerja dalam lingkungan yang mampu mendorong semangat mereka.

9.      Uraikan kendala-kendala. Orang dalam tugas yang berbeda harus dapat bekerja sama sebagai sebuah tim. Organisasi tidak boleh memiliki unit yang mendorong pada arah yang berbeda.

10.  Hapuskan slogan, desakan, dan target, serta tingkatkan produktivitas tanpa menambah beban kerja. Tekanan untuk bekerja giat merepresentasikan sebuah pemaksaan kerja oleh seorang manajer. Slogan dan target memiliki sedikit dampak praktis terhadap pekerja

11.  Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik. Mutu tidak dapat diukur dengan hanya mengkonsentrasikan pada hasil proses

12.  Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas keaahliannya. Hal ini dapat dilakukan dengan menghilangkan sistem penilaian dan penghitungan jasa.

3

13.  Lembagakan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan kwalitas kerja. Semakin tahu orang akan semakin giat bekerja. Staf               yang berpendidikan baik adalah mereka yang memiliki semangat untuk meningkatkan mutu.

14.  Tempatkan setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transpormation. Transformasi menuju sebuah kultur mutu adalah tugas setiap orang. Ia juga merupakan tugas terpenting dari manajemen.

Selanjutnya dikatakan penyebab umum mutu pendidikan gagal disebabkan oleh  disain kurikulum yang lemah, bangunan yang tidak memenuhi syarat, lingkungan kerja yang buruk, sistem dan prosedur yang tidak sesuai, jadwal kerja yang serampangan, sumberdaya yang kurang, dan pengembangan stap yang tidak memadai.

Penyebab secara khusus kegagalan mutu sering diakibatkan oleh prosedur dan aturan yang tidak diikuti, meskipun kegagalan tersebut mungkin juga diakibatkan oleh kegagalan komunikasi. Kegagalan lain bisa diakibatkan oleh staf yang tidak memiliki skil, pengetahuan, dan sifat yang dibutuhkan untuk menjadi seorang guru atau manajer pendidikan. Semua kegagalan membutuhkan identifikasi dan penyelesaian.

Merubah sistem merupakan  hal yang tidak tepat dan bisa mengakibatkan kegagalan yang lebih fatal. Menangani sebab-sebab khusus juga merupakan tanggung jawab manajemen. Banyak masalah khusus dalam pendidikan muncul dari sejumlah kecil individu yang kurang memiliki motivasi atau keterampilan untuk menjadi seorang guru yang efektif.   

Peranan manajer dalam menangani kegagalan sangat diperlukan. Mengetahui sebab kegagalan mutu dan memperbaikinya adalah tugas kunci seorang manajer. Manajer harus mampu melahirkan wawasan yang cerdas dalam mengatasi kegagalan mutu.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MENURUT W.EDWARD DEMING DIKAITKAN DENGAN AL-INSYIRAH ?

فَإِذَا فَرَغْتَ فَانصَبْ

7. Maka jika engkau sudah bebas, tetaplah tabah bekerja keras !

Dari ayat ini adalah bahwa begitu kita selesai berurusan dengan dunia dan dengan segala tanggung jawab kita di dalamnya, hendaknya kita bersiap-siap untuk mencari pengetahuan langsung tentang Realitas Ilahi. Menurut saya tentang ayat ini dengan filsafat W.Edward Deming, bila kita selesai menunaikan pekerjaan dan salat-salat formal kita, maka hendaknya kita melanjutkan ke tahap berikutnya, yakni begadang sepanjang malam melaksanakan salat lagi, zikir dan belajar. Bila kita sudah menyelesaikan segala kewajiban kita terhadap penciptaan dan terhadap Pencipta kita, maka hendaknya kita berbuat lebih, dan mencurahkan diri kita sepenuhnya. Contohnya Perjuangan dan upaya batin ini adalah makna harfiah dari kata jihad, yang hanya dalam peristiwa tertentu saja menjadi 'perang suci'.